Facility Management es una disciplina que engloba diversas áreas para asegurar y gestionar el mejor funcionamiento de los inmuebles y sus servicios asociados, mediante la integración de personas, espacios, procesos y las tecnologías propias de los inmuebles.
Esta profesión empezó a ser reconocida hace relativamente poco, empezando a tener importancia en organizaciones líderes del mercado. En la mayoría de las empresas ha sido totalmente integrada en sus políticas y estrategias. La profesión conocida actualmente como Facility Management nació en EEUU y llegó a Europa a través de Inglaterra, pasando por Noruega y el Norte de Europa para llegar hasta Asia y África. Según la normativa Europea en Facility Management 15221/1, el Facility Management se define como «la gestión de inmuebles y servicios soporte».
Índice
- Introducción
- Concepto
- Definiciones
- Facility Management en España. Origen
- Figura del Facility Manager. Evolución
- Normativa sobre Facility Management
- Funciones del Facility Manager
- Importancia del Facility Management
- Beneficios del Facility Management
- Implantación del Facility Management
- Plan de Gestión Integrado
- Organigrama del Facility Management
Introducción
Todas las organizaciones, públicas o privadas, utilizan inmuebles, activos y servicios asociados a los mismos, para apoyar sus actividades principales. A través de la coordinación de estos activos y servicios, se utiliza su experiencia en gestión e introduce cambios en los ámbitos de la organización. El Facility Management presta su experiencia para actuar de una manera dinámica y cumplir con todos los requisitos durante la fase explotación del negocio “operación y mantenimiento”, como en la fase de proyecto “construcción”. Esta gestión se realiza igualmente para optimizar los costes y el funcionamiento tanto de los inmuebles como de los servicios.
Concepto de Facility Management
Los objetivos siempre se comparten:
- La intención de dar soporte al negocio
- Crear el mejor ambiente de trabajo posible
- Lo que cambian son las formas de alcanzarlo
Definición de Facility Management
“El ejercicio que resulta de combinar el espacio físico, la gente y el trabajo a desarrollar, incorporando principios de gestión de negocio, arquitectura, comportamiento e ingeniería.”, International Facilities Management Association, 2001.
“El FM es una disciplina de gestión que cumple los requisitos básicos de las personas en su puesto de trabajo, da soporte a los procesos primarios de las organizaciones, y aumenta el retorno del capital mediante el uso económico de servicios e infraestructuras dentro del marco de procesos planificados, gestionados y controlados.”, GEFMA (German Facilities Management Asociation).
Facility Management en España. Origen
La responsabilidad del mantenimiento de un edificio o construcción en España suele estar encomendado a una empresa especializada en ello. Es decir, la subcontratación (del inglés, outsourcing) es un contrato que una empresa hace a otra para que realice determinados servicios, asignados originalmente a la primera. La empresa externa que resulta subcontratada gestiona o ejecuta de forma diaria una función empresarial específica. La subcontratación implica un alto nivel de confianza, coordinación y de intercambio bidireccional. La subcontratación, o externalización de tareas, se puede hacer de dos maneras: la empresa puede contratar solamente al personal, de tal forma que el cliente aportará los recursos tales como las instalaciones, el material físico y el material intangible (información, conceptos, ideas), o bien la empresa puede optar por contratar al personal y los recursos.
- En España se comienza a desarrollar en 1998
- 2002 Aparición de IFMA en España
- 2002 Conferencia Europea FM (Salón inmobiliario)
- 2007 Colaboración con SLFM
- 2010 Curso de FM en la UPM con IFMA
- 2012 1º Libro de FM en Castellano
Figura del Facility Manager. Evolución
En el complejo mundo de los negocios, en el que es una constante la reducción de personal, costes y espacios, e incorporando nuevas tecnologías, formación, incremento de la calidad, 
manteniendo el mismo nivel de servicios, es donde la figura del FM se ha hecho importante. Un Facility Manager deberá integrar los principios de la administración y gestión de empresas, con la arquitectura, la ingeniería y las ciencias de la conducta humana.
El papel del nuevo Facility Manager es gestionar correctamente los inmuebles y sus servicios para que la empresa se centre en el negocio principal o «core business». Un Facility Manager puede trabajar para cualquier tipo de organización, hospitales, hoteles, instituciones, administraciones públicas, etc.
Existen dos tendencias básicas, bien definidas:
- La Americana
- Se centra más en temas técnicos y de instalaciones
- El objetivo es el puesto de trabajo como tal, no el operario
- La Británica
- Se centra en integrar servicios, salud, productividad, el entorno de trabajo y el bienestar de los empleados
- Presta menos atención a la tecnología
- Se centra en el negocio y el apoyo a los empleados
Normativa sobre Facility Management
Normalva Europea de Facility Management
La disciplina del Facility Management, se profesionaliza con la publicación en España de las dos primeras Normas Europeas sobre la materia
- EN15221/1
- EN15221/2
- FM-EN/UNE 15221/1 Términos y Definiciones de FM. Aprobada 2007
- FM‐EN/UNE 15221/2 Guía para acuerdos de FM. Aprobada 2007
- FM-EN/UNE 15221/3 Guía sobre la calidad en la gestión de inmuebles y servicios de soporte. Aprobada en 2012
- FM-EN/UNE 15221/4 Taxonomía, clasificación y estructuras en la gestión de inmuebles y servicios de soporte. Aprobada 2012
Funciones del Facility Manager
Las responsabilidades de un Facility Manager son gestionar y planificar un entorno de trabajo más eficiente, humano y productivo. Facility Management es la gestión integral de las infraestructuras y los servicios en la empresa, con el objeto de optimizar los espacios y los recursos para el mejor desarrollo de la actividad profesional.
El Facility Manager tiene como funciones, entre otras, el desarrollo de las estrategias corporativas respecto a los recursos inmobiliarios, políticas de optimización de espacios, coordinación de los proyectos de construcción, renovación y reubicación, contratación de todos los productos y servicios relacionados con el correcto funcionamiento de las instalaciones, conservación y mantenimiento de instalaciones e ingeniería.
En nuestro país identificamos al Facility Manager con la persona de «Servicios Generales». Muchas veces no se sabe bien el alcance de sus funciones, y otras, no reciben ni el apoyo, ni el reconocimiento necesario dentro de su propia empresa para desarrollar esas funciones correctamente. Por eso nuestra misión es tan importante.
Cada vez más, las empresas son conscientes de que el mantenimiento y la gestión eficaz de sus recursos son factores críticos para el logro de sus objetivos. Además, el valor que han cobrado en la actualidad cuestiones como el entorno laboral o la salud en la empresa ha impulsado enormemente la importancia y necesidad de contar con estos profesionales en las organizaciones.
Importancia del Facility Management
Es el segundo centro de costes de cualquier empresa de servicios.
Una buena integración de las actividades, unida a una gestión profesional, mejora el servicio optimizando los costes. Es una función estratégica más que una disciplina operativa.
Otros Factores:
- Importancia de los recursos inmobiliarios
- Alza del valor económico de los edificios (importante partida del activo)
- Complejidad creciente de las instalaciones
- Crecientes necesidades de trabajo de los usuarios. (confort, ergonomía…)
- Crisis actual (optimización de recursos)
En las grandes empresas, el inmovilizado material del edificio supone de un 25% a un 50% del activo del balance.
El coste del mantenimiento supone un 80% de los costes del edificio. (Tomando 50 años de vida útil).
Los costes de las “Facilities” para las empresas son los segundos después del coste del personal.
Costes de explotación de un edificio
Costes de operación y gestión de un edificio
Beneficios del Facility Management
- Comunicación clara y transparente entre la parte que representa la demanda y la parte que proporciona el servicio, designando personas que actúan como puntos únicos de contacto para todos los servicios definidos en un acuerdo de gestión de los inmuebles
- El uso más efectivo de las sinergias entre los diferentes servicios que contribuirán a mejorar el rendimiento y reducción de los costos de una organización
- Concepto simple y manejable de las responsabilidades, tanto internas como externas, relacionadas con los servicios, basado en decisiones estratégicas que conducen a procedimientos de utilización de recursos internos o externos
- Disminución de los conflictos entre los proveedores de servicios internos y externos
- Integración y coordinación de todos los servicios de apoyo necesarios
- Conocimiento transparente e información sobre los niveles de servicio y sus costes que pueden ser claramente comunicados a todos los usuarios finales
- Mejora de la sostenibilidad de la organización a través del análisis de los ciclos de vida de las instalaciones
- Mejorar la eficiencia de las actividades principales y de los procesos de gestión de inmuebles, así como la calidad de su rendimiento
- Enfoque Preventivo. Alarga la línea de vida útil tanto del edificio como de las instalaciones
Implantación del Facility Management
Racionalización de espacios y superficies
Resultados:
- Liberalización de espacios
- Reducción de Gastos Operativos
- Venta o Alquiler del Patrimonio excedente
Reacondicionamiento o Rehabilitación de espacios
Resultados:
- Mejora de la Productividad
- Ahorro Energético
- Mejora de la Imagen Corporativa
- Adaptación a los nuevos sistemas
Optimización y reducción de Gastos Operativos
Resultados:
- Uniformidad de suministros
- Ahorro Energético
- Reducción de Gastos de Mantenimiento
Plan de Gestión Integrado
Estructuración
- Creación de un Plan de Gestión Integrado con las estrategias corporativas
- Identificación de los Clientes
- Diseño de la Gestión de los Servicios
- Implantación de la Gestión de Servicios
- Indicadores de Cumplimiento. Conclusión de una tarea
- Indicadores de Evaluación. Rendimiento que obtenemos de una tarea
- Indicadores de Eficiencia. Realizar una misma tarea con mínimo gasto
- Indicadores de Eficacia. Realizar una tarea correctamente
- Indicadores de Gestión. Administrar acciones concretas para realizar correctamente una tarea programada
Planificación y Estrategias del Facility Management
- Establecimiento de los Objetivos y Programas en relación a Recursos Inmobiliarios
- Edificios en propiedad o alquiler
- Construir nuevo o comprar hecho
- Grado de centralización o descentralización
- Venta o arriendo de inmuebles de la entidad
- Criterios sobre subcontratación & hacer en casa
- Planificación de las necesidades y movimientos de la entidad
- Estándares de uso del espacio
- Objetivos y políticas sobre reducción de gastos de mantenimiento
- Objetivos y políticas sobre reducción de alquileres pagados
- Objetivos y políticas sobre reducción del consumo energético
- Objetivos y políticas de cambio de puestos y tratamiento de las reubicaciones
- Rapports de Actividad y Gestión
- Objetivos de Calidad y su Control
- Decisiones de Estructura
- Determinar la estructura del Departamento de Facility Management
- Posicionamiento entre los demás Departamentos de la empresa
- Definir el perfil del Facility Manager
- Dimensionamiento de medios
- Planes de Acción y Control de Resultados
- Estructurar un Plan de Acción que incluya un conjunto de programas de actuación parciales, así como la identificación de aquellos indicadores y ratios que permitan su adecuado seguimiento
- Plan de Gestión de la Eficiencia Energética
Organigrama
