¿Qué es un Proyecto?
Un Proyecto es un esfuerzo coordinado, que se extiende por un período limitado de tiempo para lograr un resultado bajo ciertas especificaciones. Así, bajo el término “Proyecto”, se incluyen obras de infraestructura de diferente envergadura; el desarrollo de nuevos productos o artículos producidos; el despliegue de una nueva campaña publicitaria o la instalación y puesta en marcha de cualquier servicio.
Características
Todo Proyecto tiene que caracterizarse por:
- Tener un Principio y un Fin definibles (carácter temporal)
- Involucrar Recursos diversos
- Perseguir Objetivos predeterminados
- Implicar Riesgos
- Finalización
Un Proyecto culmina cuando:
- Se logran los Objetivos
- Se decide que no se alcanzarán los Objetivos previstos
- Cuando cesa la necesidad que lo originó
Definición
Básicamente, un proyecto puede definirse por los siguientes puntos:
- Hay una multiplicidad de actores (stakeholders) con algún interés (positivo o negativo) en la implementación y/o el resultado del proyecto
- Un presupuesto económico y financiero limitado
- La utilización de recursos humanos y materiales
- Un Project Manager o Gerente del Proyecto que será el líder del equipo y de las relaciones con los stakeholders y coordinará los esfuerzos a lo largo de todas las etapas. Según la envergadura del Proyecto, el Project Manager puede ser una única persona o una oficina de proyectos
Ciclo de Vida del Proyecto
Todo Proyecto tiene una fecha de inicio y otra de final. Entre ambas, se desarrollan un conjunto de actividades, secuenciales en el tiempo y dentro de unas fases sucesivas, que al final de las cuales se obtienen productos tangibles y verificables –hitos- que deben ser aprobados antes de iniciar la siguiente fase.
Las Fases deben tener una secuencia lógica, y todas al final deben conducir al logro de los Objetivos del Proyecto.
Fases del Proyecto
Un Proyecto suele desarrollarse en cuatro fases, que se corresponden con las mismas fases que estructurábamos la aplicación del sistema de Project Management, considerándose el hecho de que se pueden superponer periodos de distintas fases.
I. Fase Inicial. Conceptual
Se conforma y formula la idea del producto que se pretende obtener con el proyecto, estudiándose detalladamente su factibilidad o viabilidad técnico-económica, decidiéndose sobre este estudio si se acomete o no el Proyecto.
Esta fase se vincula con trabajos de diseño de las ideas conceptuales y anteproyectos:
- Estudio de mercado. Obtención de datos del entorno
- Especificación Inicial de Configuración del Proyecto, determinando aproximadamente el Coste de Inversión
- Determinar las parte interesadas en el Proyecto –Stakeholders- y sus intereses
- Estudio situación urbanística de terrenos afectados por el Proyecto
- Cuestiones medioambientales. Estudio de Impacto Ambiental
- Estudio económico y social. VAN y TIR del Proyecto
- Determinar Objetivos del Proyecto. Alcance, Plazo, Coste, Calidad, Seguridad y Salud, y Medio Ambiente
II. Fase de Planificación. Definición
Se elabora toda la documentación técnica-económica-organizativa que define:
- Qué se va a realizar
- Cómo se va a realizar
- Cuándo se va a realizar
- Con qué se va a realizar
- Formación del Equipo de Proyecto
- Verificación, con el Cliente, de los Objetivos del Proyecto. Definir prioritarios
- Desarrollar la Estructura de Desagregación del Proyecto –EDP-
- Programa Director de plazos. Hitos
- Colaboración en redacción del Proyecto
- Establecer un Presupuesto “patrón” para utilizar de comparación
- Redacción Plan de Garantía de Calidad
- Estudio de Gestión de Riesgos del Proyecto
- Estudio de Seguridad y Salud
- Redacción Pliego de Prescripciones Técnicas para Concursos
- Asesoramiento contínuo al Cliente sobre Concursos
- Análisis de Ofertas
- Recomendaciones para Adjudicación
- Realizar calendario de certificaciones y flujos de caja previstos
- Redacción del Manual de Dirección de Proyecto
- Preparar Herramientas de Control del Proyecto, referente a Plazo, Coste y Calidad
- Preparar el sistema de Órdenes de Cambio
- Plan de Ensayos a realizar
- Coordinación y supervisión de la redacción del Proyecto Técnico
- Realización de Ingeniería de Valor
- Análisis de la Constructibilidad
- Auditoría del Proyecto Técnico
III. Fase de Ejecución
Se ejecutan materialmente todas las tareas, actividades y procesos definidos en la fase anterior.
- Desarrollar el proceso de Contratación
- Revisar el Programa Director del Contratista con el programado
- Revisar el Presupuesto “patrón” de comparación con el del Contratista
- Completar el Manual de Dirección
- Supervisar la EDP
- Redacción del Capítulo correspondiente al Coordinador de la Obra
- Seguimiento de los trabajos de construcción
- Toma de datos para seguimiento y control del Coste y Plazo
- Gestión de las Órdenes de Cambio
- Seguimiento de la Programación
- Seguimiento del Plan de Control de Calidad
- Supervisión del Plan de Seguridad y Salud del Contratista
- Asistir y coordinar las reuniones de seguimiento de obra. Redacción de Actas
- Informes periódicos de Avance y Administración
- Comprobación de Certificaciones mensuales
- Resolución reclamaciones del Contratista
IV. Fase de Desactivación
Se consideran las actividades de cierre del proyecto, entrega y puesta en marcha o uso del resultado generado.
- Coordinación y supervisión de las pruebas de funcionamiento de instalaciones
- Coordinación retirada de productos e instalaciones
- Coordinación de la limpieza final de las obras
- Supervisión realización de Planos finales de obra, según lo construido
- Supervisión de la realización por el contratista, de los manuales de uso y mantenimiento
- Cierre de cuentas del Proyecto, según EDP
- Asesoramiento al Cliente en la recepción de obras
- Informe final del Proyecto
- Lecciones aprendidas
Viabilidad del Proyecto
Hay que recopilar y analizar la información económica, financiera, de mercado y de plazos de ejecución, para la realización de un Informe de Viabilidad de Proyecto, que será aprobado por la Propiedad.
La actividad se inicia de un acuerdo positivo de identificación de Proyecto. Con el análisis de viabilidad se determina si la operación se puede realizar. En el análisis de viabilidad, se elabora la primera referencia presupuestaria del Proyecto.
Objetivos del Proyecto
Los Objetivos de un Proyecto, definida la Configuración-Alcance del mismo, constituyen un sistema formado por:
- Coste
- Plazo
- Calidad
- Seguridad y Salud
- Medioambiente
Al constituir un sistema, la variación de uno de los objetivos, influirá invariablemente en los otros.
Planificación del Proyecto
La Planificación de Proyecto identifica las operaciones necesarias para dar al producto su forma final. Es aquí cuando se programan las características finales del producto exigidas por el cliente. La Planificación de Proyecto es una etapa en la que se identifican previsionalmente los participantes necesarios, sus misiones y dedicación en el tiempo para la consecución de los objetivos del Proyecto en Plazo, Coste, Configuración y Calidad.
Configuración del Proyecto
Representa lo que es, lo que constituye el Proyecto, cuáles son sus límites, cómo ha de ser y qué debe contener; su finalidad. Las tareas de cómo ha de ser y qué debe contener el Proyecto, se denominan Actividades de Configuración.
Las tareas que hay de realizar para desarrollar el Proyecto, en todo su ciclo para una Configuración dada, se denominan Actividades de Gestión.
Constituye el objetivo principal, el de mayor importancia, porque determina el resto de objetivos. Por eso, se debe lograr una definición precisa para poder comenzar el desarrollo del Proyecto.
En términos técnicos, equivale a los requisitos del Proyecto. Se define a partir del programa de necesidades, coste programado de inversión y período de puesta en servicio.
Contendrá, como mínimo:
- Definición de los requisitos funcionales del Proyecto
- Criterios de soluciones técnicas
- Estimación del Coste y Plazo
- Identificación de Stakeholders
Partes Interesadas. Stakeholders
Se define así a todas aquellas personas, físicas o jurídicas, que se vinculan al proyecto, tanto por tener una participación directa en el desarrollo del proyecto, como por tener algún tipo de interés en el mismo.
Su identificación es muy importante para el desarrollo del proyecto, ya que pueden influir positiva o negativamente.
Ventajas de tener un Project Manager en el Proyecto
- El Project Manager permite conseguir un objetivo a través del cumplimiento de una serie de hitos
- Permite alcanzar la meta dentro de los límites preestablecidos de Plazo y Coste, con un uso más eficiente de los recursos
- El Project Manager minimiza la burocracia e incrementa la velocidad de implementación al crear una estructura matricial específica para el proyecto
- La estructuración del proyecto en fases, donde cada una cumple una función específica de optimizar el uso de los recursos humanos, materiales y financieros al tiempo que se minimizan los riesgos
- El Project Manager permite maximizar las sinergias y, por lo tanto, los resultados del equipo multidisciplinario y de cada miembro en particular
- El Project Manager es una metodología efectiva para mantener alta la motivación de los empleados
- La metodología minimiza y gestiona efectivamente las tensiones y conflictos entre los stakeholders
- El Project Manager permite identificar tempranamente los potenciales riesgos y definir anticipadamente planes de mitigación y acciones correctivas
