Técnicas y herramientas de la DIP. Project Management

Estructura de Desagregación del Proyecto. EDP

Es una técnica y herramienta de uso común en la DIP. Al considerar el Proyecto como un sistema, es importante subdividirlo en subsistemas, con las relaciones básicas entre ellos, siendo así más sencillo su control y seguimiento.

Con esta herramienta, se define detalladamente todo el trabajo que se debe realizar en el Proyecto. Hay que definir de cada subdivisión:

• Qué hay que hacer
• Dónde, Cuándo y Cómo hay que hacerlo
• Quién es el responsable
• Quién lo va a realizar
• Quiénes son los interesados

Ventajas de la EDP

• Organiza y define el alcance total del Proyecto
• Resulta útil como lista de comprobación
• Facilita la planificación, asignación de recursos y responsables, el seguimiento y control del desarrollo del Proyecto
• Contribuye a uniformar la información del Proyecto
• Proporciona una representación visual del alcance del Proyecto

Gestión de la Configuración. Órdenes de Cambio

Es una técnica y herramienta de uso común en la DIP. Esto se utiliza para controlar todas las variaciones que se produzcan en el alcance del Proyecto, y su impacto sobre los objetivos planificados de Plazo, Coste y Calidad, tomando las medidas oportunas para evitar el incumplimiento de los mismos.

La Orden de Cambio es un documento con consecuencias contractuales, donde se registran las modificaciones en la Configuración/Alcance, en el Plazo o en la Calidad de cualquier aspecto del Proyecto, así como sus efectos económicos que conlleva el cambio.

La Orden de Cambio recoge

• Identificación:
  • Nombre (código) del cambio y de las actividades afectadas
  • Número correlativo de la Orden de Cambio
• Alcance (en qué consiste el cambio), y documentos justificativos (croquis, planos, justificaciones,…)
• Plazo de ejecución e incremento sobre el plazo global
• Coste del cambio y justificación de su valoración
• Aprobación:
  • Plazo para su aprobación
  • Firmas de aprobación

Gestión del Tiempo. Programación

Es una técnica y herramienta de uso común en la DIP. Es el proceso en el que se estima el desarrollo del Proyecto, asignando los recursos de acuerdo a las disponibilidades, fijando las fechas de inicio y de terminación a cada actividad, respetándose el orden y secuencia programada.

La Programación responde a con qué se van a hacer los trabajos (asignación de recursos) y cuándo se van a hacer (calendario de actividades), y debe estar en correspondencia con la Estructura de Desagregación del Proyecto.

Es un proceso continuo y dinámico durante todo el Proyecto, actualizándose y reprogramándose constantemente como consecuencia del seguimiento y control del desarrollo del Proyecto.

Ventajas

Permite hacer previsiones sobre el cumplimiento de los Objetivos del Proyecto

Acometer, de forma dinámica, acciones correctoras ante posibles desviaciones en el cumplimiento de Objetivos

Tipos de Programas

Hay una tipología básica de Programas según Responsable y fase del Proyecto. Y todos se relacionan entre sí a partir del enfoque sistémico del Proyecto.

Programa de Metas o Hitos

• Carácter: general, correspondiente a un primer nivel de programación
• Refleja: los hitos principales a cumplir, como finalización de partes o fases determinadas del Proyecto
• Se realiza: al inicio del Proyecto
• Contenido: diagrama de Barras de Gantt, mostrando actividades con fecha de finalización cada una

Programa Maestro o Director

• Carácter: general, correspondiente a un segundo nivel de programación
• Refleja: la totalidad del Proyecto, con todas las fases y contratos
• Se realiza: al inicio del Proyecto
• Objetivo: detallar el Programa de Metas. Es el programa de referencia, y el más importante para el control del avance
• Contenido:
  • Cronograma del Proyecto
  • Lista de actividades con fechas de comienzo y terminación, y sus costes
  • Los Costes totales por período
  • Las Curvas de avance físico y de costes
  • Flujos de caja

Programa de Detalle

• Carácter: específico, correspondiente a un tercer nivel de programación
• Refleja: cada una de las fases del Ciclo de Vida del Proyecto independientemente, basándose en el Programa Maestro
• Objetivo: detallar el Programa Maestro para la ejecución de las tareas reflejadas en éste. Se utiliza para la programación y control de la ejecución
• Contenido:
  • Cronograma del Proyecto
  • Lista de actividades con sus fechas de comienzo y terminación, y los recursos asociados

A parte de todos estos programas, está la Matriz de Responsabilidades, que es una estructura que relaciona la estructura detallada de la organización con la estructura detallada del trabajo, para ayudar a garantizar que cada componente del Alcance del Proyecto se asigne a una persona responsable

Seguimiento y Control del Plazo

En cuanto al Plazo (Avance Físico), se verificará según la periodicidad que se acuerde:

• Fechas de comienzo y final de actividades
• Según el % de avance en cada actividad
• Desviaciones sobre programación inicial, y su efecto futuro sobre el plazo programado
• Coordinación entre contratistas, con análisis de interfases

Cada mes, los equipos de trabajo deberán actualizar su Programación de Detalle, y presentarla al equipo DIP para su aprobación

Gestión de Costes

Es una técnica y herramienta de uso común en la DIP. El control de Costes se llevará mediante el sistema de Órdenes de Cambio y el control de las partidas del Presupuesto del Proyecto. Va íntimamente ligado al control de Plazos, controlando las desviaciones en costes y plazos. Prevé y valora, antes de que ocurra, las posibles desviaciones económicas, actualizándose periódicamente el presupuesto estimado.

Es fundamental disponer de:

• Una clara definición de los papeles y responsabilidades en relación con la planificación de costes, el desarrollo de presupuestos y el control de los presupuestos en cada fase del Proyecto
• Un responsable del mantenimiento de los presupuestos

Principios del Control de Costes

• Partir de una estimación lo más completa y realista posible
• Identificar y controlar las variables críticas que pueden actuar sobre los costes (calidades, especificaciones, exigencias de control, dimensiones,…)
• Objetivo de minimizar el Coste total, sin afectar a Calidad y Seguridad
• Que todo el Equipo del Proyecto trabaje con mentalidad económica
• Evaluar las implicaciones de cualquier Cambio antes de realizarlo
• Desarrollar una buena gestión de cambios

Ventajas

• Comparación dinámica de los costes comprometidos (reales) con los previstos, analizando las desviaciones sobre el presupuesto de cada partida y del total
• Redefinir la política de pagos según previsiones del flujo de caja

Gestión de Riesgos

Es una técnica y herramienta de uso común en la DIP. Un riesgo es una situación que, de producirse, tendría un efecto positivo o negativo sobre algún objetivo del Proyecto. Se estudia las tendencias de los riesgos a corto y largo plazo, clasificándolos en base a la probabilidad de ocurrencia, incidencia económica y nivel de prevención.

La Gestión de Riesgos se realiza con el objetivo de minimizar los efectos adversos (disminuir la probabilidad y el impacto), y potenciar los efectos favorables (aumentar la probabilidad y el impacto).

Procesos de la Gestión de Riesgos

• Identificación y Clasificación de los Riesgos, donde se determinan, caracterizan y se listan los riesgos que pueden afectar al Proyecto
• Análisis, Evaluación y determinación de prioridades de los Riesgos, donde se evalúan, cualitativa y cuantitativamente combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto
• Planificación de Respuestas, que se determina la solución adecuada a cada riesgo (Evitar, Transferir, Mitigar, Aceptar, Compartir, Mejorar). Se eleboran planes de acción, planes de contingencia con identificación del responsable y del plazo para su realización
• Seguimiento y control de riesgo, todos los identificados, supervisando los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos, ejecutar planes de respuesta a los riesgos, y evaluar su efectividad

Ventajas de la Gestión de Riesgos

• Define objetivos y realiza planificaciones más realistas
• Aumenta la probabilidad de cumplir con los Objetivos del proyecto
• Permite desarrollar Planes de Contingencia más realistas
• Proporciona información estadística útil para futuros proyectos
• Proporciona un análisis de alternativas más objetivo
• Traslada la responsabilidad al mejor preparado para gestionarlo
• Reduce costes globales

Auditoría del Proyecto Técnico

Esta Auditoría consiste en ejecutar el Plan de Control de Calidad del Proyecto Técnico, verificando todos los aspectos relacionados con la configuración, la calidad, seguridad, medio ambiente y coste, y que no existan indefiniciones constructivas.

Debe realizarse según avanza el Diseño para no perder tiempo, y poder ir introduciendo gradualmente las acciones correctivas para un mejor resultado en el Diseño.

Objetivo

• Que se refleja el alcance total de los trabajos solicitados
• Recoge todos los requisitos del cliente
• Cumplen disposiciones legales y reglamentarias, y normativas y requisitos técnicos
• Correcta definición de unidades de obra, y precios asignados
• Las soluciones definidas son óptimas desde cualquier punto de vista
• Definición suficiente y consistente para poder construirse
• Permita hacer una contratación de las obras con un riesgo mínimo para el Cliente
• Permita establecer un programa de Control de Calidad adecuado

Ingeniería de Valor

Es una evaluación sistemática del diseño del Proyecto, pata obtener el mejor valor (beneficio) por cada unidad monetaria invertida, mediante un análisis de constes, disponibilidad de materiales, sistemas constructivos utilizados, costes de distribución y transportes, limitaciones físicas, o de planificación u organización, relaciones entre la inversión y los beneficios, y otros costes que puedan influir.

Consiste en introducir mejoras que redunden en optimizar costes o funcionalidad. Es definir una serie de acciones encaminadas a aumentar la calidad y prestaciones del Proyecto. Puede realizarse en cualquier etapa del Ciclo de Vida del Proyecto.

Formas de proporcionar Valor Añadido:

• Disminución del coste de montaje y construcción
• Disminución del plazo de ejecución de la obra, o parte de ella
• Aumento de la calidad de servicio para el mismo o menor coste de la obra
• Eficiencia del sistema respecto al consumo, aspectos medioambientales, de seguridad y salud
• Eficiencia del sistema respecto a los costes de mantenimiento y de explotación

La Constructibilidad

Es el esfuerzo conjunto de todas las partes interesadas en el Proyecto para que algo que está proyectado, sea fácilmente construible, en base a una optimización del sistema de los costes, plazos, calidad, consumo, mantenimiento y seguridad; todo bien diseñado y bien definido técnicamente, incluido en las especificaciones, y que tenga una lectura fácil para su ejecución.

Se precisa, para realizar un buen estudio, de:

• Compromiso de todos los interesados contribuyendo con creatividad, nuevas ideas y enfoques
• Iniciar los estudios lo antes posible
• Poner énfasis en la integración del Sistema Proyecto, y no en la optimización de sus partes aisladas
• Disponer de una archivo de Lecciones Aprendidas de constructibilidad

El Manual de la DIP

Es el documento que describe la estrategia de implantación del Proyecto, y contiene toda la información necesaria para permitir a los miembros del equipo de proyecto, desarrollar su trabajo de acuerdo con esta estrategia. Es un instrumento para la Planificación y la Dirección previsional del Proyecto.

Es propio para cada Proyecto, por lo que recoge los Procedimientos de la DIP personalizados para la situación en particular de cada proyecto.

Sus objetivos son:

• Dar a conocer a todos los involucrados en el Proyecto las reglas a seguir en la ejecución
• Conducir la ejecución del Proyecto
• Fundamentar las alternativas seleccionadas para la planificación del Proyecto
• Facilitar la comunicación entre todas las Partes Interesadas, e integrarlas en el Sistema de Información del Proyecto

El Sistema de Información y Comunicaciones. SIC

Se define como el conjunto de procesos que aseguran la generación, adquisición y distribución de información a cada participante y Parte Interesada del Proyecto para responder a los flujos de información dentro del sistema, los que a su vez se corresponden con los flujos de comunicación, con el objetivo de apoyar los procesos de toma de decisiones.

Como partes del SIC, se consideran tres componentes relacionados entre sí: Gestión de la Documentación, Gestión de las Comunicaciones y Gestión de Archivos.

Informes del Proyecto

Son documentos que se presentan periódicamente, dando información organizada y resumida sobre todos los aspectos del Proyecto. Además de incluir datos y detalles técnicos, deben presentar un análisis de riesgos, seguimiento del Plazo y el Coste, la rentabilidad financiera, el rendimiento del trabajo, gestión de cambios, temas de seguridad, análisis del avance y situación del Proyecto.

El Factor Humano en la DIP

Las empresas de DIP son capaces de generar Valor Añadido a partir de combinar adecuadamente el valor técnico-organizativo de su servicio sustentado en una fuerte y experimentada base metodológica.

El Equipo de DIP tiene conocimientos de cinco aspectos esenciales, pero sin llegar a ser expertos en cada uno de ellos:

• Base teórico-práctica de la DIP
• Conocimientos de la técnica y normativa de los proyectos de dirigen
• Comprensión del entorno del proyecto
• Conocimientos y habilidades en técnicas de dirección
• Habilidades interpersonales

Las funciones que desarrollan los integrantes de un Equipo de DIP, se suelen agrupar en áreas de:

• Coordinación del Diseño
• Supervisión de ObraProgramación
• CostesCompras y Contratación
• Administración
• Riesgos
• Especialistas Técnicos
• Administración

Claves de éxito en la DIP

Al inicio de cada Proyecto, es muy importante definir en base a qué aspectos será medido su éxito, a fin de que todas las partes interesadas tengan muy claras las expectativas sobre las que se trabaja.

Un criterio generalizado del éxito es la Efectividad, entendida como la suma de eficacia y eficiencia. Así, tenemos que unos Objetivos correctamente planteados son alcanzados mediante un adecuado desarrollo del Proyecto.

La evaluación del éxito de un Proyecto viene, bien en el desarrollo del Proyecto…

• Lograr los Objetivos básicos de Coste, Plazo y Calidad
• Mantener una buena Calidad en la gestión del Proyecto
• Satisfacer las expectativas de las Partes Interesadas

O bien, en el Producto Final del Proyecto…

• Lograr los Objetivos del Producto
• Cumplir con las especificaciones del Producto
• Satisfacer las expectativas de las Partes Interesadas

Así pues, los aspectos que deben cuidarse, especialmente, en una actuación de DIP para lograr un Proyecto exitoso, se puede resumir en:

• Debe tener un Alcance controlado
• Debe existir una Comunicación constante y efectiva entre las partes interesadas del proyecto
• El Plan de Proyecto es un camino para lograr los objetivos, responsabilidades y se utiliza para medir el progreso durante el proyecto
• Los objetivos han de ser acordados entre el Proyect Manager y el Cliente
• Siempre tiene que existir el apoyo de la dirección

Reflexiones

Dejamos aquí unas citas célebres de Peter Drucker, Henry Ford y Albert Einstein que nos invitan a la reflexión, viéndose que la filosofía del Project Management no son ideas que se aplican en la sociedad sólo hace cuatro días.

“Hoy sabemos que el origen de la riqueza es algo específicamente humano: el Conocimiento. Si aplicamos conocimiento a las tareas que sabemos ejecutar, lo llamamos Productividad. Si aplicamos conocimiento a tareas nuevas y distintas, lo llamamos Innovación. Esto implica que sólo el conocimiento permite alcanzar esas dos metas”. Peter Drucker

«El Progreso y el Desarrollo son imposibles si uno sigue haciendo las cosas tal como siempre las ha hecho». Wayne W. Dyer

«He visto grandes negocios que se han convertido en el mero fantasma de un nombre debido a que alguien pensó que podían ser dirigidos como siempre, y aunque la forma de dirigir pudo ser excelente en su día, su excelencia consistió en estar alerta a su época y no en la esclavitud a su pasado». Henry Ford. 1923

«Locura es seguir haciendo lo mismo una vez tras otra y esperar resultados diferentes». Albert Einstein.